第一章 總 則
第一條 畢業(yè)生檔案流轉管理工作是學院的重要基礎工
作之一，為了加強畢業(yè)生檔案流轉工作管理，使畢業(yè)生檔案流轉管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學化，充分發(fā)揮檔案在學生教育與畢業(yè)生派遣工作中的作用，根據(jù)國家、教育部相關政策的有關規(guī)定，結合我院實際，特制訂本辦法。
第二條 就業(yè)指導部門負責畢業(yè)生檔案流轉管理工作。
第二章 職責分工
第三條 學生處與各系部、教務處負責收集、匯總、分類、整理、管理學生在校期間政治、思想、學習、考試、考核、獎懲等方面材料（含中學檔案），并如實填寫、登記、歸檔，以保證檔案資料的系統(tǒng)、完整。在學生畢業(yè)前一個月，由各系部將畢業(yè)生檔案移交就業(yè)指導部門。
第四條 就業(yè)指導部門負責各類檔案材料的交接工作；制作并供應全院畢業(yè)生檔案流轉管理所需的檔案袋、登記表、登記簿、轉遞單等材料；協(xié)調處理畢業(yè)生離校后檔案的相關事宜。
第三章 材料歸檔
第五條 學生檔案由系部在學生正式報到注冊后建立。學生歸檔材料的主要內容包括《畢業(yè)生登記表》、高中檔案、入學登記表、學生原中學或轉來的歸檔材料及在校期間表現(xiàn)等歸檔材料。
第六條 學生在校期間歸檔材料的范圍：
1、學生的獎懲材料；
2、學生的團組織材料；
3、學生的黨組織材料；
4、學生在校期間的成績表及相關材料；
5、學生助學貸款材料；
6、學生的體檢材料；
7、大專院校畢業(yè)生登記表；
8、畢業(yè)生就業(yè)報到證第二聯(lián)；
9、其它經學校審定為有必要歸檔的材料。
第七條 學生檔案材料的歸檔要求：
1、凡按規(guī)定應由個人填寫的歸檔材料，本人必須如實填寫；在署名時必須署本人戶口法定姓名且要與入學錄取名冊中的姓名相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替；
2、歸檔材料的內容在填寫過程中必須認真書寫，不得使用不規(guī)范用字、錯別字或同音字，字跡要清楚、工整，一律使用黑色鋼筆或簽字筆填寫；
3、歸檔材料必須齊全、完整，歸檔材料必須有負責人簽字及單位公章，并按規(guī)定辦理移交手續(xù)。
第四章 檔案轉遞
第八條 學生畢業(yè)離校后的一個月內，就業(yè)指導部門應及時將已派遣的畢業(yè)生檔案按派遣方案和轉檔要求，通過中山市郵政局機要科寄至相關管理部門；被派遣至中山市就業(yè)的畢業(yè)生檔案送至中山市人才交流服務中心。
第五章 檔案流轉管理
第九條 檔案流轉管理人員必須是中共黨員。
第十條 畢業(yè)生檔案及歸檔材料移交必須當面點清、核查，責任由當事人負責。
第十一條 凡查閱畢業(yè)生檔案一般在檔案室內進行，閱檔時不得涂改內容、損壞檔案材料，不得查閱與其無關的他人檔案并要注意保密，否則追究其法律責任。
第十二條 畢業(yè)生檔案流轉中嚴禁弄虛作假，嚴禁學生或其他個人私自攜帶、領取畢業(yè)生檔案，一經發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀現(xiàn)象，將追究當事人責任。
第十三條 畢業(yè)生檔案袋須使用學院統(tǒng)一印制的檔案專用袋。
第十四條 就業(yè)指導部門于每年的畢業(yè)期接收當屆正常畢業(yè)的學生檔案。
第十五條 有下列行為之一的，學院對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
1、玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
2、違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
3、涂改、偽造檔案的；
4、擅自出賣、贈送、交換檔案的；
5、不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；
6、其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第六章 附 則
第二十二條 本辦法適用于中山火炬職業(yè)技術學院全日制?？茖W生。
第二十三條 本辦法由就業(yè)指導部門負責解釋。
第二十四條 本辦法自頒布之日起施行。
第二十五條 原《中山火炬職業(yè)技術學院畢業(yè)生檔案管理制度》（中火職招[2006]7號）》同時廢止。
